En un abrir y cerrar de ojos, ya pasaron 3 meses de este año 2018, momento más que propicio para realizar una evaluación del progreso de esas metas que definiste a principio de año. ¿O ya las olvidaste? Como indiqué en el artículo “Metas Fugaces de un año nuevo”, suele pasar que olvidamos el o los objetivos trazados a principio de año, si no escribiste tus objetivos de este año no pasa nada, ¡aún estas a tiempo!

Una de las situaciones que suceden es que no establecemos esa fecha o periodo en que haremos un “alto” y verificar el progreso hasta el momento, y con esto poder conocer que tan cerca o lejos estas de tu plan. En la guía de proyectos el PMI (PMBOK), llama a este proceso continuo: “Monitoreo y control” (como si fuera algo extremadamente complicado o de la NASA).

En la guía del menciona todas las herramientas y técnicas, procesos recomendados, pero me atrevo a resumir un poco y mencionar algunos puntos esenciales de una Gestión de proyectos:

1. Unidad de medida o indicadores. Aunque esta debería ser la más fácil de definir, en la práctica es la más compleja. Principalmente en los proyectos del conocimiento donde el resultado final es intangible. En palabras llanas: “es más fácil saber cuál ha sido el avance de la construcción de un edificio, que el progreso de un proyecto de un software o creación de un producto.”

En nuestros proyectos, según su naturaleza, debemos determinar cuáles serán esos indicadores de avance, sea por la cantidad de libras disminuidas, dinero gastado, paredes pintadas, software funcionando, tiempo transcurrido entre otros. Esto se debe definir en el proyecto en sí mismo.

• Frecuencia con la que vamos a medir. Personalmente considero que esto siempre será directamente proporcional al tamaño de tu proyecto. Es decir, si el proyecto es de un año deberíamos medir de una manera que nos permita tomar decisiones oportunamente. Ejemplo: En un proyecto de un año medir semestralmente es demasiado, ya que puede ser muy tarde para decidir acciones. Medir diariamente, es un exceso ya que el progreso es muy mínimo. La naturaleza del proyecto y el equipo de trabajo, indicará la frecuencia idónea según el tipo de proyecto.

• Estado del proyecto. Curiosamente este paso elemental tiene 2 vertientes:

1. El “estado del proyecto” puede requerir un aumento de la frecuencia con la que medimos. Por una sencilla analogía, un paciente en estado crítico está en constante observación en la sala de intensivos; del lado contrario, una persona “sana” visita al médico esporádicamente una o 2 veces al año. En nuestros proyectos podremos ver que esto sucede de manera natural, principalmente cuando se está ejecutando una parte critica del proyecto.
   1. El resultado de tu medición dará a luz el Estado de tu proyecto, si a estos 3 meses ya has obtenido el 50% de tu objetivo de tu proyecto del año completo. Vas a muy buen ritmo, pero no te confíes y continua así. En el caso opuesto vas al 10% de avance, es casi obvio debes acelerar el paso o redefinir tu objetivo anual.

Con esto 3 pasos sencillos podrás saber cuál es el progreso de nuestro objetivo o meta. Lo más importante es que puedas hacer el hábito de siempre medir, medir y medir. Ya que esta es la única manera de tomar decisiones oportunas en tu proyecto. Por cierto, ¿Cuántas libras has perdido o ganado en estos 3 meses?

El objetivo de este artículo no es prepararte para una certificación del PMI en Gestión de proyecto, la idea es compartir con ustedes herramientas básicas de un Gerente de proyectos profesional o aún más importante en el ámbito personal. #GestionDeProyectosParaLaVida

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